Tour del Producto

XAS ofrece formularios, paneles de control fáciles de usar y acceso en local o en linea para profesores, personal no docente, estudiantes, padres y personal directivo de su institución. Los diversas funcionalidades que brinda XAS han sido diseñadas para facilitar todos los procesos de su institución, desde el ingreso de nuevos estudiantes hasta la generacion de diplomas de graduacion y records de notas oficilaes para los estudiantes que completan su ciclo de estudios.

XAS posee módulos para la gestión de asistencia, publicacion de horarios, calendario escolar, eventos y muchos más. Permite adminsitrar las informaciones mas relevantes de su personal docente a traves de sus formularios de controlde recursos humanos.

El sub sistema de Administracion Financierale ayudará a planificar y adjudicar diferentes estructuras de costos y cuotas para los estudiantes y familias. Incluyendo el manejo de becas, descuentos, recargos y planes de pagos generales o personalizados.

XAS posee un potente sistema de notificaciones y mensajería interna capaz de integrarse con otras tecnologías de comunicación externa como el correo electrónico y mensajes push para smartphones.

Para obtener más información, navegue a través de las siguientes descripciones, pruebe nuestro demo en línea, vea nuestro video o contacte nuestro departamento de ventas.

 
Componentes Centrales del XAS

  Configuración General    Oficina del Registro    Administración Académica 
  Administración Financiera   Mensajería y Comunicaciones   Servicios Médicos
  Recursos Humanos   Educación Inicial   Libros y Materiales
  Estadísticas y Graduación    Carga Docente    Registro Calificaciones


Funcionalidades de los Componentes Centrales

 

Configuración General del Sistema

  • Control de acceso al sistema a través de la creación/configuración de usuarios y perfiles de usuarios.
  • Configuración de los parámetros globales para las disposiciones académicas.
  • Configuración de los parámetros globales para las estrategias financieras: montos por curso, calendarios y formas de pago, descuentos y recargos, etc.
  • Manipulación de los datos maestros utilizados en el sistema.

 

 

 

 

 Retiro y Reingresos
  • Permite retirar al estudiante del colegio de manera temporal o definitiva, manteniendo un histórico de los eventos ocurridos(académicos, financieros, conductuales, médicos).
  • El retiro de estudiantes se realiza atado a al módulo financiero, pues se garantiza los pagos hasta la fecha estén realizados.

Actividades Escolares

  • Definición de actividades desarrolladas en el colegio, registro de asistencia, y reportes detallados y consolidados resumidos asociados a las actividades. Esta definición permite una asociación financiera para un cobro por este concepto.


Oficina del Registro

  • Integrado con el modulo principal, de manera que permite entrar los datos del estudiante de manera única, es decir, se realiza una transferencia automática de los datos de admisión al sistema académico, una vez que el estudiante se convierte en matricula del colegio.
  • Manipula las actividades básicas como: Admisiones, Retiros y Reingresos.
  • Evaluación de la admisión, según resultados obtenidos en los exámenes condicionado la entrada o no de los estudiantes al colegio.
  • Control y manipulación de la Ficha del Estudiante y Ficha de la Familia.
  • Seguimiento del Proceso de Admisión por Pasos, mostrando el estatus de cada uno.
  • Permite vincular al estudiante como hermano de estudiantes existentes en el colegio y/o aplicantes en la admisión, para facilitar la estrategia de descuentos por cantidad de hijos.
  • Asignación/Vinculación de los estudiantes en las aulas correspondientes.
  • Digitalización de documentos: captura y almacenamiento en formato digital de documentos históricos asociados a los estudiantes (actas de nacimiento, acta bautismal, etc.)
  • Reportes de Admisiones (estatus y resúmenes cuantitativos)
  • Admisiones en línea.

 

 

 

 

 

Evaluaciones Cuantitativas (Básico y Media)

  • Registro de evaluaciones (entrada manual por profesores o encargados de registros).
  • Manipulación de las calificaciones cuantitativas.
  • Importación de notas desde archivos externos en formato .CSV y .XLS.
  • Definición de evaluaciones compuestas, especificando su fórmula, y se procesa el cálculo automático a través de la interpretación de la formula (promedios, sumas de porcientos de evaluaciones)
  • Control de las Modificaciones en las Calificaciones.
  • Reportes de evaluaciones, ejemplo Boletines de Notas, Reportes de estudiantes pendientes a completivos y extraordinarios, Reportes de notas mensuales, y fin de semestre
  • Exportación de datos seleccionados (notas, estados de cuentas, eventos anecdóticos, registros médicos) a formatos (.CSV, .XLS, y otros).

 Pre-inscripción de Alumnos

  • Define los montos, descuentos y recargos en el proceso de la preinscripción.
  • Generación de reportes detallados y resumidos de este proceso.
  • Restringe (en caso de ser necesario) la inscripción según estudiantes pre matriculados.

Inscripción de Alumnos

  • Define monto, descuentos, y recargos según calendario de pago para cada curso. Generación de reportes que describen el estatus y contabiliza esta actividad.
  • Brinda información diaria de cupos por curso.
  • Permite bloquear estudiantes a la inscripción por decisiones administrativas del colegio.

 

 

Datos Históricos

  • Almacenamiento de datos históricos: permite la entrada de datos de las notas históricas por digitación manual o importación según formato predefinido.
  • Transferencia automática de las notas del actual periodo al módulo histórico de notas.
  • Registro de notas finales de periodos anteriores.
  • Generación automática de las actas del MINERD en el formato vigente para secciones de Básica y Media.
  • Almacena un registro histórico de la documentación presentada por el estudiante: certificados de nacimiento, cartas y formularios.

Evaluaciones Cualitativas y/o Indicadores (Nivel Inicial)

  • Configuración por curso de los cuadernillos de inicial (definición de las dimensiones evaluativas)
  • Registro de resultados de las evaluaciones utilizando literales definidos por el colegio.
  • Reportes de evaluaciones iniciales, para medir el progreso en el aprendizaje, según la definición de las dimensiones evaluativas.

 

Registros Conductuales

  • Registro de los Eventos Anecdótico-Conductual de los estudiantes.
  • Registro de Asistencia y Puntualidad.
  • Captura y generación de notas conductuales que pueden o no afectar el acumulado final del estudiante.
  • Los eventos conductuales generan una nota de conducta que puede ser incluida en los boletines de notas. Estos reportes incluyen además los totales de eventos ocurridos según conceptos.
  • Registro de tardanzas diarias, reportes por periodo y rango de fechas, generación de cartas por tardanzas injustificadas cuando excede el límite máximo definido.
  • Registro de asistencia diaria, reportes por periodo y rango de fechas, generación de cartas por inasistencias
  • Registro de indisciplinas, reportes por periodo y rango de fechas, generación de cartas a los padres del evento sucedido.
  • Registro de acciones meritorias, reportes por periodo y rango de fechas, generación de cartas a los padres.

Control de Acceso

  • Los estudiantes y familias poseen un ID y Contraseña para visualizar su información correspondiente.
  • Pueden imprimir los reportes que se publiquen advirtiendo ser documentos no oficiales.

 

 

 

Gestor de Cobros de Mensualidades

  • Se controlan pagos totales, mensualidades, abonos, descuentos y recargos en función del calendario de pagos. Se detalla el pago en efectivo, tarjeta y cheque.
  • Controla varias de cajas de cobro, generando reportes de cuadre por rango de fecha.
  • Se bloquean familias para el pago en cheque.
  • Generación de reportes detallados y resumidos por concepto de pago.
  • Se cancelan, y reimprimen documentos de cobros, según niveles de seguridad de usuarios.
  • Aplicación de estrategias de Descuentos y Recargos.
  • Manipulación de Notas de Crédito y Débito, así como Ajustes.
  • Manipulación de Cobros con NCF.

 Cobros de Otros Ingresos

  • Cobros de ingresos extras del colegio relacionados con conceptos definidos por el colegio como: admisiones, actividades escolares, venta de materiales y uniformes, etc.
  • Se detalla el pago en efectivo, tarjeta y cheque.
  • Generación de reportes detallados y resumidos por concepto de pago.
  • Se cancelan, y reimprimen documentos de cobros, según niveles de seguridad de usuarios.

 Control de Cuentas por Cobrar

  • Según definición de montos por renglones de cobro y cursos se generan las cxc para cada estudiante, por definiciones de pagos únicos o recurrentes, teniendo en cuenta el calendario de pago.
  • Se definen varios planes de pago (anual, semestral, mensual, etc.) y categorías de pago (monto de pago) por cursos.

Planes de Pagos Personalizados

  • Se definen pagos de estudiantes especiales, que no se encuentren atados al calendario de pago y a los montos definidos en el colegio.

 Gestión de Becas

  • Definición de ayudas financieras internas y externas a estudiantes del colegio. Generación ingresos y ayudas a la comunidad, de manera general y/o tipo de beca.
  • Las ayudas se pueden definir en valor o por ciento y se asocian los renglones de cobros definidos. Se encuentran vinculadas con el calendario de pagos, permitiendo la definición de becas completas o parciales

Estados de Cuentas de Alumnos y Familias

  • Se generan los estados financieros de cada alumno y/o familia en el colegio.
  • Simulaciones y Pronósticos Financieros Generación de reportes generales, por sección, por curso, y/o por estudiante de pronósticos financieros según calendario de pagos.

 

Mensajería y Comunicaciones

  • Permite generar correos electrónicos para enviar a todos, por sección, por curso, o por aula con información del colegio, adjuntando los documentos que refieran estos datos. Este envío se realiza teniendo lo cuenta los correos definidos en la entrada de datos de los estudiantes y familiares.

iXas & mXas (Internet y Smartphones)

  • Permite tener actualizada a las familias desde su hogar y/o trabajo con las informaciones y eventos relacionados con sus hijos en el colegio a través del acceso de las familias y alumnos a la web, donde podrán consultar boletines de notas, eventos anecdóticos, estado financiero y visitas a la enfermería, garantizando controles de accesos a la información.

Acceso docente via Web (iXas Docente)

  • Digitación de notas académicas y conductuales.
  • Registro de Asistencia/Tardanzas
  • Consulta del Horario del Profesor
  • Registro de Eventos Anecdóticos
  • Visualización de reportes académicos.
  • Consulta de la Ficha Estudiantil.
  • Paneles de Estadisticas de Rendimiento Academico  

 

 

Ficha Médica y Registros de Enfermería

  • Registro de datos médicos de los estudiantes, alergias, padecimientos, antecedentes de enfermedades familiares, vacunas, afiliación a ARS etc.
  • Registro diario de visitas a la enfermería definiendo, síntomas, diagnósticos y medicamentos. Generación de reporte para entrega a los padres. Historial de eventos por rango de fecha.
  • Resúmenes de casos y enfermedades. Listado por rango de fecha, enfermedades frecuentes, de modo general, por sección o nivel.

 

Estadísticas y Graduación

  • Se encarga de la generación de reportes detallados relacionados con el proceso de graduación, y resúmenes de estadísticas escolares según solicita la MINERD: Estudiantes con honores, Estudiantes con mejor promedio en 4to Bachillerato,Estudiantes con mejor promedio en los últimos anos, Estudiantes con mayor antigüedad en el colegio, etc.

Recursos Humanos

  • Registro de datos de empleados, vinculados con las familias del colegio (en caso de existir), para posteriores estrategias de descuentos.
  • Registros de datos generales como profesión, puesto que desempeña, salario, cursos de superación, etc.

 

Anecdótico de Empleados

  • Control de eventos definidos por el colegio, por ejemplo: Tardanzas, Ausencias, Indisciplinas, Licencias, Vacaciones, etc.
  • Modulo configurable por el usuario en un 100%.
  • Permite configurar horarios estableciendo preferencias, permite hacer cambios de horarios de manera sencilla, planificar en función de horarios anteriores. Definir los sesiones de clases según el colegio, etc.

Encuestas de Empleados

  • Creación, generación y registro de encuestas de evaluación a los empleados. Reportes resúmenes de la evaluación por cada empleado.