Casos de Éxito

COLEGIO DOMINICANO DE LA SALLE

 

El Colegio Dominicano De La Salle, luego de adoptar XAS 4.0 en sus instalaciones de Santo Domingo, ha logrado tener un control real y efectivo de todas las operaciones que se llevan a cabo diariamente en los diferentes niveles del colegio, y que cada oficina desempeñe un determinado rol en la integración de las actividades al sistema tecnológico. Ahora el colegio puede dedicar más tiempo a la gestión real de sus procesos académicos, dejando atrás las labores rutinarias y tediosas que consumían la mayor parte de su quehacer diario. La Salle ha logrado elevar los niveles de flexibilidad en sus procesos financieros, lo que ha permitido mejorar, aplicar y controlar sus políticas financieras internas, a través de las herramientas que brinda XAS para definir costos, descuentos, becas, calendarios, planes de pago, cuadres de cajas, anualidades etc., por cada alumno, grupo, concepto, etc. Entre los impactos más relevantes a nivel administrativo se encuentra la centralización de la información y la descentralización de los procesos, pues los sistemas anteriores, aunque permitían el procesamiento de datos, no contaban con la capacidad de trabajar de forma distribuida y tampoco contaba con los niveles de seguridad de la información que provee la plataforma XAS 4.0 Ahora el personal del colegio de forma distribuida realiza sus propios registros y de manera instantánea el sistema se actualiza brindando esta información de forma global.

 

Logros a nivel de Necesidades del Negocio

  • Dirigido a la Administración del Colegio
    • Manejar toda la información actualizada y oportuna de forma rápida y sencilla.
    • Lograr una comunicación constante con las familias para crear entorno al colegio una comunidad activa e informada.
    • Controlar financieramente el colegio, con la facilidad de aplicar nuevas estrategias financieras como respuesta la cambiante situación social.
    • Mejorar la respuesta de los Servicios de la Oficina de Registro
  • Dirigido a los Profesores
    • Facilitar la labor académica, reduciendo tiempos en labores rutinarias como control de asistencia, manejo de calificaciones, control de eventos conductuales.
    • Descentralización del proceso de registro calificaciones, permitiendo a cada profesor tener control de sus registros de evaluaciones.
  • Dirigido a la Comunidad (Alumnos y Familias)
    • Brindar diariamente a las familias y alumnos sus informaciones individuales como: Informaciones Académicas, Estados Financieros, Actividades del Colegio, etc.
    • Reducir el grupo de personas que constantemente solicitan informaciones básicas individuales en el colegio.
    • Sumar al colegio en la era tecnológica a través del uso de los dispositivos móviles especialmente para las familias y los alumnos.

Beneficios Obtenidos

  • Centralización de la información

El colegio ha logrado tener un control general de la información gracias a la centralización de toda la información en una sola base de datos, de tal manera que permite a los múltiples usuarios tener acceso a la misma de manera oportuna y en tiempo real.

Anteriormente la información pasaba por diferentes softwares diseñados puntualmente para las necesidades del colegio, pero implicaba doble captura y manejo entre bases de datos. Ahora la información se registra solo una vez y en una sola base de datos.

Esto le ha permitido al colegio tener la información actualizada y oportuna, disponible en diversos formatos para cada nivel y sobre todo centralizada para facilitar su búsqueda y manejo.

  • Reducción del manejo de documentos físicos

El Colegio De La Salle ha logrado integrar las actividades de todos los departamentos garantizando un control de movimientos, operaciones, e información indispensable para llevar a cabo la gestión diaria en la parte administrativa y académica de forma instantánea, reduciendo los costos del manejo de documentos físicos y los tiempos de los procesos. Ejemplo de procesos que han sido eficientizados:

    • Informes de cobros y pagos pendientes
    • Emails de recordatorio de pagos
    • Control académico al 100%
    • Asignación de horarios y secciones
    • Registro de Calificaciones
  • Eficiencia en los tiempos de respuesta a la comunidad (familias y alumnos)

Este nivel de automatización ha permitido una total administración del departamento de registro, logrando un único punto de encuentro de la información de alumnos, profesores, materias y calificaciones. Esto se reflejó inmediatamente en la entrega eficiente de los boletines de calificaciones, publicación de calificaciones en la Web, disminuyó significativamente el tiempo de entrega de calificaciones de los profesores y aumentó el contacto entre las familias y la institución.

Todo esto se traduce en una mejora significativamente alta en sus niveles de calidad en la atención a la comunidad (alumnos y familias) y también han mejorado los procesos internos en las áreas de docencia, administración académica y financiera, pues el colegio cuenta con información oportuna que les permite tomar decisiones ágiles.

  • Impacto social en la comunidad en el uso de la tecnología


La mayoría de los padres por las actividades diarias se alejaban del control diario de la situación estudiantil de sus hijos, y solo algunas pocas veces al mes, podían informarse y/o darle seguimiento a los eventos y resultados de los mismos. Hoy en día, el XAS ha impactado a la comunidad, permitiendo un cambio total a esta problemática. Las familias se sienten muy complacida con la información que le brinda el colegio a través de los medios tecnológicos que existen hoy en día (Smartphone, Tablet o PC); pues les permiten, sin cambiar su estilo de vida, ni su ritmo de trabajo y actividades diarias, estar actualizados 100% con el estado estudiantil de sus hijos en cuánto a:
Asistencia a clases

    • Calificaciones
    • Comportamiento disciplinario
    • Actividades del colegio
    • Situaciones de Salud
  • Mayor eficiencia en la labor docente

Los profesores ahora dedican más tiempo a la preparación de sus clases, seguimiento académico personalizado para cada estudiante, análisis de rendimiento académico del grupo frente a los temas académicos que se imparten; y todo esto ha sido gracias a la integración de sus labores diarias con el sistema XAS, brindándole las siguientes ventajas:

    • Reducir el tiempo de trabajos rutinarios como el control de asistencia: ahora los profesores desde su Smartphone, Tablet o pc, pueden son pocos clics registrar la asistencia de los estudiantes a la clase.
    • Mayor control de las calificaciones: cada profesor se encarga de digitar las calificaciones en cada una de las evaluaciones y además de registrar las calificaciones de conducta de sus estudiantes. El sistema le muestra en todo momento el promedio acumulado por estudiante, y el comportamiento de la media del grupo, facilitándole la toma de decisiones para lograr una mejor calidad de sus clases.